Überblick
Verträge verwalten. Fristen einhalten. Risiken vermeiden.
Verträge sind das Rückgrat jedes Unternehmens – doch in vielen Organisationen führen manuelle Prozesse, dezentrale Ablagen und fehlende Fristenkontrollen zu unnötigen Kosten, Intransparenz und rechtlichen Risiken.
Mit dem digitalen Vertragsmanagement von DocuWare bringen Sie Ordnung, Effizienz und Sicherheit in Ihre Vertragsprozesse – zentral, revisionssicher und vollständig digital.
Ihre Vorteile auf einen Blick
- Zentrale, revisionssichere Vertragsablage: Alle Verträge an einem Ort – jederzeit auffindbar, durchsuchbar und geschützt.
- Automatisches Fristenmanagement: Nie wieder eine Kündigungsfrist verpassen – dank individueller Erinnerungen und Eskalationsregeln.
- Digitale Workflows für Prüfung und Freigabe: Klare Verantwortlichkeiten, transparente Prozesse, schnellere Vertragsabschlüsse.
- Rechtskonforme Archivierung: GoBD-, DSGVO- und ISO-konform – sicher vor Verlust, Manipulation und Zugriff durch Unbefugte.
- Nahtlose Integration in Ihre Systeme: Ob ERP, CRM, E-Mail oder HR – DocuWare lässt sich flexibel einbinden.
- Elektronische Signatur integriert: Verträge werden direkt im System unterzeichnet – einfach, sicher und medienbruchfrei.
So geht’s:
So funktioniert digitales Vertragsmanagement mit DocuWare
- Erfassen & Importieren: Verträge gelangen per Scan, E-Mail oder digitaler Erstellung direkt ins System.
- Klassifizieren & Indexieren: Die integrierte KI erkennt relevante Inhalte und verschlagwortet automatisch.
- Prüfen & Freigeben: Workflows regeln die Zuständigkeiten – mit digitaler Kommentarfunktion und Aufgabenverfolgung.
- Signieren: Elektronische Signaturen (z. B. ValidatedID) ermöglichen schnelle, rechtssichere Abschlüsse.
- Archivieren: Dokumente werden GoBD-konform gespeichert und geschützt – inklusive differenziertem Rechtekonzept.
- Überwachen: Vertragslaufzeiten, Fristen und Verlängerungen behalten Sie jederzeit im Blick – per Dashboard oder automatischer Benachrichtigung.
Typische Anwendungsbereiche
- Kunden- und Lieferantenverträge
- Dienstleistungs-, Miet- und Leasingverträge
- Arbeitsverträge und Personalakten
- Rahmen- und Lizenzverträge
- IT- und Datenschutzvereinbarungen
- Vorstandsbeschlüsse, Bilanzen, rechtliche Unterlagen
Erfolgsbeispiele aus der Praxis
Unternehmen aus Branchen wie Finanzdienstleistung, Verlagswesen oder Personaldienstleistung setzen bereits erfolgreich auf DocuWare.
Ergebnisse:
✔ Vertragsprozesse bis zu 60 % schneller
✔ Deutlich höhere Fristentreue
✔ Spürbare Entlastung in IT und Verwaltung