Dokumente übersichtlich organisieren
Mit smarter Dokumentenorganisation sind Sie in der Lage, wichtige Unterlagen zentral in einem digitalen Dokumentenmanagement-System (DMS) zu verwalten. Dokumente werden strukturiert abgelegt, versioniert und sind schnell wieder auffindbar.
Wenn Dokumente schwer auffindbar sind
In vielen Organisationen liegen Dokumente jedoch verteilt auf Laufwerken, E-Mail-Postfächern oder lokalen Ordnerstrukturen. Die Suche nach aktuellen Versionen kostet Zeit und führt häufig zu Unsicherheiten darüber, welche Datei gültig ist. Auch Freigaben oder Abstimmungen werden dadurch unnötig kompliziert.
Dokumente zentral verwalten und gemeinsam bearbeiten
Mit DocuWare legen Sie Dokumente in einem zentralen DMS ab. Schlagwörter und intelligente Suchfunktionen helfen Ihnen dabei, Unterlagen schnell zu finden. Benutzer- und Rechtekonzepte sorgen dafür, dass Mitarbeitende nur auf die Dokumente Zugriff haben, die für ihre Aufgaben relevant sind.
Vorteile der smarten Dokumentenorganisation mit DocuWare
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Zentrale Verwaltung aller wichtigen Dokumente -
Schnelle Auffindbarkeit durch strukturierte Ablage und Tags
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Transparente Dokumentenversionen und nachvollziehbare Änderungen
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Digitale Freigaben und klar definierte Zuständigkeiten
Zusammenarbeit mit klaren Dokumentenprozessen
Digitale Workflows unterstützen strukturierte Freigabeprozesse, etwa für Verträge, Richtlinien oder interne Dokumente. Verantwortliche können Unterlagen prüfen, kommentieren und freigeben, ohne Dateien manuell weiterzugeben.
Die integrierte Versionierung sorgt dafür, dass Änderungen nachvollziehbar bleiben und immer die aktuelle Version eines Dokuments verfügbar ist.
Fristen oder Review-Termine lassen sich direkt am Dokument hinterlegen. Das System erinnert automatisch an anstehende Aufgaben.
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Strukturierte Ablage und intelligente Suche
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Versionierung und transparente Änderungen
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Fristen und Wiedervorlagen im Blick behalten
Effizientere Abläufe im Dokumentenalltag
Mit einer klar strukturierten Dokumentenorganisation reduzieren sich Suchaufwand und Abstimmungszeiten deutlich. Mitarbeitende können ortsunabhängig auf Dokumente zugreifen und gemeinsam daran arbeiten. Dadurch entstehen schlankere Dokumentenprozesse, transparente Bearbeitungsstände und eine bessere Zusammenarbeit über Teams und Standorte hinweg.
Stabil betrieben und nahtlos integrierbar
comramo betreibt die Dokumentenorganisation als mandantenfähige SaaS-Lösung DSGVO-konform entweder in der DocuWare-Cloud, in unserem Rechenzentrum oder lokal bei Ihnen.
Die DocuWare-Plattform basiert auf einer Microsoft-Azure-Infrastruktur und wird im flexiblen Abonnement-Modell bereitgestellt. Funktions- und Sicherheitsupdates werden zentral eingespielt. Über standardisierte Schnittstellen lässt sich die Lösung problemlos in Ihre bestehenden HR-, Finanz- oder ERP-Systeme integrieren.
Bringen Sie Ordnung in Ihre Dokumentenprozesse
Wir beraten Sie persönlich und unverbindlich zur smarten Dokumentenorganisation mit comramo und DocuWare und begleiten Sie von der Einführung bis zum stabilen und sicheren Betrieb.