COMRAMO IT Holding AG

Willkommen bei der COMRAMO IT Holding AG!

MEWIS NT Newsletter Dezember 2012

MEWIS Newsletter September 2012

Sehr geehrte Kundin, sehr geehrter Kunde,
liebe Anwenderin, lieber Anwender von MEWIS NT,

das gesamte MEWIS NT-Team wünscht Ihnen eine möglichst stressfreie Adventszeit und ein frohes und gesegnetes Weihnachtsfest. Wir freuen uns auf den Einsatz der Version 2.0 und natürlich auf die weitere Zusammenarbeit mit Ihnen im kommenden Jahr. Die Umstellung auf die neue Version erfolgt am 07. Januar 2013, ab dem 04.01.12013 wird die aktuelle Anwendung nicht mehr erreichbar sein. Die Daten der bestehenden Version werden dann in die neue Version übertragen. Dabei bleiben Ihnen sämtliche Eingaben und Zuordnungen erhalten! - lediglich der Inhalt des "Eigenen Ordners" wird verschwunden sein. Sollten Sie hier noch Export- oder PDF-Dateien stehen haben, die Sie noch benötigen, speichern Sie diese bitte unbedingt auf Ihrem Rechner vor dem 04. Januar. Der heutige Newsletter beschäftigt sich den neuen Möglichkeiten bei den Exporten und dem Programmbereich "Einstellungen".

Fragen zu diesem Newsletter und natürlich auch andere beantworten wir Ihnen gern:
meldewesen@comramo.de oder 0511/12401 - 360.
Ihre


COMRAMO KID GmbH
Hans Wustrau


COMRAMO in Hannover


Eigene Exportformate

In der aktuellen Version stehen Ihnen zwei Exportformate zur Verfügung: lang und kurz (neben den Schnittstellen zu den Fundraisingprogrammen).

Ab der Version 2.0 können Sie darüber hinaus eigene Exportformate definieren. Vielleicht haben Sie das auch schon erlebt: Sie benötigen für einen bestimmten Anlass eine Liste, die es so in MEWIS NT nicht gibt. Daher werden die gefundenen Daten in eine Datei exportiert. Gedacht war dieser Export dann immer als Datenquelle für einen Seriendruck. Seriendruck also auch für benötigte eigene Listen.

In der Praxis wurde jedoch häufig in der Form lang exportiert, die Datei mit Excel geöffnet und die ganzen überflüssigen Spalten recht zeitaufwendig gelöscht - bis man eben exakt die gewünschte Liste hatte.

Das geht nun einfacher, Sie können sich für alle denkbaren Zwecke eigene Exportformate einrichten, die gefundenen Datensätze dann in diesem Format exportieren und so eine ganz dem Anlass entsprechende Liste erzeugen, die dann auch nicht mehr bearbeitet werden muss.

Ein Beispiel wäre etwa die Veröffentlichung der hohen Geburtstage im Gemeindebrief. Hier stehen ja in aller Regel nur wenige Angaben zu den Jubilaren, oft nur Name und Alter. Wenn Sie ein solches Exportformat hinterlegt haben, können Sie die Jubilare so exportieren, die fertige Datei dann gleich im Gemeindebrief einfügen.




Definition der eigenen Exportformate

Sie wechseln über das obere Menü in den Programmbereich "Einstellungen". Dort wählen Sie aus dem linken Menü "Eigene Exporte".

Startmenü

Links werden Ihnen alle für einen Export vorhanden Felder in einer Box aufgelistet, rechts sehen Sie eine leere Box.

Sie nehmen nun aus der linken Box die gewünschten Felder jeweils mit der Maus auf, schieben diese einfach in die rechte Box.

In der rechten Box können Sie die Reihenfolge dann noch ändern, einfach das Feld dorthin schieben, wo es später in der Liste erscheinen soll. Haben Sie ein Feld versehentlich rechts eingefügt, können Sie dieses auch wieder nach links ablegen.


Eigene Exporte definieren

Ist alles so eingerichtet, wie es dann später in der Liste erscheinen soll, speichern Sie das Exportformat. Dazu tragen Sie in dem Feld unter der Box rechts einen Namen ein und klicken auf den Button "Speichern".

Name speichern
Meldung



Export im eigenen Format

Bleiben wir mal bei dem Beispiel der Veröffentlichung der hohen Geburtstage im Gemeindebrief. Sie geben in der "Suche" die entsprechenden Kriterien vor oder Sie verwenden eine Geburtstagsauswertung, die Sie gespeichert haben (siehe Newsletter vom Juli 2012). Die Jubilare sind auf dem Bildschirm aufgelistet.

Ausgaben


Sie wählen den Button "Drucken". Oben öffnen Sie die Liste und wählen den Eintrag "Eigene_Exporte".

Drucken / Export


Im unteren Bereich werden Ihnen die Exportformate, die Sie hinterlegt haben, angezeigt. Sie wählen aus der Liste das benötigte aus. Anschließend geben Sie noch die für den Zweck erlaubten Sperren frei und achten auf den Stichtag (in unserem Beispiel muss der so eingetragen werden, dass das jeweilige Alter zum Geburtstag richtig ist - also den Stichtag hinter den ausgewählten zeitlichen Rahmen setzen).

Drucken / Export


Über den Button "Drucken" starten Sie den Export. Die Datei wird erstellt und im "Eigenen Ordner" abgelegt. Sie finden diese im Unterordner "Exporte".

Hinweis:

Die bisher erschienenen Newsletter finden Sie auf unserer Website im Newsletterarchiv:
http://www.comramo.de/support-kundenportal/services-der-comramo/newsletter/newsletterarchiv/.

(Seit Juni 2010 erscheint unser Newsletter
für alle Anwenderinnen und Anwender von MEWIS NT monatlich.)



Öffnen der Exportdateien

Im "Eigenen Ordner" klicken Sie rechts auf den Button "Herunterladen", dann wählen Sie "Öffnen".

Begräbnisbuch


Die Exportdateien werden weiterhin gepackt, das bedeutet, dass jetzt das Packprogramm (welches auch immer Sie hier einsetzen) Ihnen den Inhalt des Archivs (ZIP-Datei) anzeigt. Der einfachste Weg ist der, die Datei jetzt über einen Doppelklick auf den Namen zu öffnen. Im Office-Bereich startet nun Excel automatisch und zeigt Ihnen den Inhalt der Datei an. Jedoch nicht wirklich wie eine Excel-Tabelle. Die Einordnung in Spalten klappt nicht. Hier müssen Sie wohl noch einige Zeit "nachbessern".

Begräbnisbuch Eingabefelder
Das liegt nicht am Programm oder dem Export, sondern in diesem Falle wirklich an Microsoft "höchstpersönlich". MEWIS NT 2.0 erstellt nach wie vor CSV-Dateien (Plattformunabhängigkeit). Bei diesem Dateiformat ist immer ein Semikolon der Feldtrenner, also zwischen den einzelnen Inhalten steht jeweils ein Semikolon. Das war schon immer so.

MEWIS NT 2.0 enthält auch eine neue Zeichenkodierung - UTF-8. Und zwar wegen der Datenlieferungen aus den Kommunen, diese liefern neuerdings in diesem Format. In UTF-8 können sehr viele Zeichen - auch eben Sonderzeichen - dargestellt werden. Das ist erst mal sehr positiv, denn so müssen wir nicht mehr flächendeckend mit dem Apostroph anstelle eines wirklichen Akzentzeichens in den kommunalen Datenlieferungen leben.

Nachteil ist, dass Microsoft bei UTF-8-Dateien das Semikolon in Excel nicht als Feldtrenner akzeptiert. (Standardmäßig erwartet Excel hier ein Tabulatorzeichen). Warum das so entschieden worden ist, kann von uns niemand recht deuten. Hoffen wir mal, dass in Excel hier dann bald eine Änderung eingebaut wird. Übrigens: OpenOffice hat hier überhaupt keine Probleme!



Text in Spalten

Wie bekommen Sie hier nun doch eine korrekte Tabelle in Excel?
  • Sie markieren durch einen Mausklick auf die erste Spalte (oben Zelle A) die gesamte Spalte,
    Begräbnisbuch Eingabefelder
  • Anschließend wählen Sie aus dem Menü "Daten" den Menübefehl "Text in Spalten". Ein Textkonvertierungs-Assistent hilft Ihnen bei der Umsetzung. Auf der ersten Seite wählen Sie "Getrennt", anschließend "Weiter".
    Textkonvertierungs-Assistent
  • Beim 2. Arbeitsschritt nehmen Sie das Häkchen bei Tabstopp heraus, dafür setzen Sie eins bei Semikolon. Anschließend können Sie gleich auf "Fertig stellen" klicken.
    Textkonvertierungs-Assistent
    Die Feldinhalte werden nun richtig in die einzelnen Spalten eingefügt, die Liste kann gedruckt werden.
    Textkonvertierungs-Assistent



Ein spezielles Passwort für die Dateien vorgeben

In MEWIS NT 2.0 können Sie für die Dateien (PDF und CSV) ein Passwort vorgeben. Diese Dateien lassen sich dann nur öffnen, wenn dieses Passwort angegeben wird. So können Sie Dateien auf Ihrem Rechner vor unbefugtem Zugriff noch besser schützen.

Dieses Passwort kann bei den Einstellungen hinterlegt werden. Gleich auf der Startseite sehen Sie das entsprechende Eingabefeld "Passwort (Export)". Über den Button "Speichern" wird das Passwort gespeichert.

Weil wir hier schon mal sind: Rechts können Sie Ihr Zugangspasswort zu MEWIS NT ändern, unten können Sie individuell die Anzahl der maximal auf einem Bildschirm anzuzeigenden Datensätze vorgeben.


Textkonvertierungs-Assistent

Sie werden betreut von
Hans Wustrau








Informieren Sie sich bei uns über Kirchenmitglieder - Verwaltung online:
MEWIS NT







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Impressum

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Bischofsholer Damm 89 · 30173 Hannover
Tel.: 0511 - 12401 - 0 · Fax: 0511 - 12401 - 199
Email: info@comramo.de · www.COMRAMO.de

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