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Sehr geehrte Damen und Herren,
liebe
Anwenderin, lieber Anwender von MEWIS NT,
Dieser Newsletter für
den Monat September 2011 möchte Ihnen den Bereich der Eigenerfassungen in
MEWIS NT erläutern. Die Behandlung dieses Themas wurde dankenswerter als
Wunsch an mich herangetragen.
Und hier wieder die Bitte: Wenn Sie
Themen haben, die Sie gern in einem Newsletter beschrieben haben möchten,
lassen Sie es mich bitte wissen.
Fragen zu diesem Newsletter und
natürlich auch andere beantworten wir Ihnen gern:
meldewesen@comramo.de oder
0511/12401 - 360.
Ein Hinweis noch aus aktuellem Anlass: Der Browser
"Chrome" wird durch MEWIS NT nicht unterstützt. Empfohlen als Browser
werden lediglich der Internet Explorer von Microsoft und der Mozilla Firefox.
Der letztere ist plattformunabhängig, kann daher (und sollte!) auch in den
Apple-, Android- und Linux-Umgebungen eingesetzt werden. Mit anderen Browsern
werden Sie an der einen oder anderen Stelle Probleme in der Funktionalität
bekommen.
Ihre
COMRAMO KID GmbH
Hans Wustrau
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Eigenerfassung von Personen
(und/oder Institutionen) Es gibt viele
Gründe dafür, dass zusätzlich zu den kommunal gelieferten
Personensätzen im kirchlichen Bereich Personen oder auch Institutionen
erfasst werden. Das Gemeindeglied aus der Nachbarkirchengemeinde, das in Ihrem
Kirchenchor singt, der Konfirmand, der von auswärts bei Ihnen den
Unterricht besucht, ein verzogenes Gemeindeglied, das weiterhin Ihren
Gemeindebrief zugeschickt bekommen möchte, die Volksbank, die bei
bestimmten Aktionen um eine Spende gebeten werden soll usw. usw..
Bei
der Eigenerfassung muss unterschieden werden, ob es sich um tatsächliche
Gemeindeglieder, die durch die Kommune (noch) nicht geliefert worden sind, oder
um Personen handelt, die nicht zur Kirchengemeinde gehören - aber mit
verwaltet werden sollen. Die Berechtigung, tatsächliche Gemeindeglieder zu
erfassen, besitzen nicht alle Anwenderinnen und Anwender. Der häufigere
Fall ist jedoch auch der der Erfassung von Personen, die in der Kirchengemeinde
irgendwie aktiv sind, ohne als tatsächliches Gemeindeglied
dazuzugehören. Die Frage eines nicht gelieferten Gemeindegliedes sollte
besser mit der Kommune geklärt werden. .
Arbeitsschritte:
1.
Sie wählen aus dem Hauptmenü den
Menübefehl "Eigenerfassung"..
2.
Sie erhalten Eingabemasken zur Erfassung der
Angaben der vorzunehmenden Eigenerfassung. Die rot gekennzeichneten Felder sind
Pflichtfelder, diese müssen Sie ausfüllen. Ein Hinweis zum
Geburtsdatum, das als Pflichtfeld deklariert worden ist: Wenn jemand Sie um die
regelmäßige Zusendung der Programme der stattfindenden Orgelkonzerte
bittet, müssen Sie sicher nicht wirklich nach dem Geburtsdatum fragen. Da
diese Personen auch nicht in den Geburtstagslisten erscheinen, tragen Sie hier
einfach ein Fantasiedatum ein. Ich habe es schon öfter gesehen, dass hier
der 01.01.1850 eingetragen worden ist. Das Programm erlaubt dieses Datum - und
es weiß sofort jeder, das kann nicht wahr sein. Ist jedenfalls besser als
eine ungefähre Schätzung…
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3.
Haben Sie alle nötigen Felder der ersten
Maske "Kommunale Daten" gefüllt, wechseln Sie anschließend in
die Registerkarte "Wohnungen". Obwohl hier nur der "Wohnungsstatus" ein
Pflichtfeld ist, sollten Sie die Adressdaten doch eintragen. Ohne PLZ,
Straße usw. nützt Ihnen die Eigenerfassung nicht wirklich
etwas.
4.
Die nächste Registerkarte bietet Ihnen
sogar die Gelegenheit, ganze Familien abzubilden. Zugegeben, das wird eher
selten nötig sein. Sollten Sie jedoch in Ausnahmefällen mal eine
komplette Familie erfassen, so erfassen Sie bitte zuerst einen
"Haushaltsvorstand", der dann bei den übrigen Mitgliedern der
Familie jeweils zugeordnet wird.
Hinweis:
Sie
können nur eigenerfasste Sätze zu einer Familie zusammenfassen -
nicht etwa gelieferte und eigenerfasste Sätze über diesen Weg
miteinander verknüpfen.
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5.
Ist alles erfasst, speichern Sie nun die
Angaben. Dazu wechseln Sie in die Registerkarte "Speichern".
Achtung:
Der Wechsel in die Registerkarte
"Speichern" ist noch kein Speichern! Auf dieser Registerkarte finden Sie
die Funktion "Speichern". Haben Sie die Berechtigung zur Erfassung
tatsächlicher Gemeindeglieder (die dann z. B. auch in der Statistik
mitzählen), deklarieren Sie die Eigenerfassung beim Speichern als
Gemeindeglied über das Optionskästchen "Person ist
Kirchenmitglied". Für die anderen Fälle setzen Sie hier kein
Häkchen. Über den unteren Button "Speichern" werden die
Angaben schließlich gespeichert.
Nach dem Speichern
können die eigenerfassten Personen wie die gelieferten behandelt werden.
So können Sie z.B. auch Aktivitäten zuordnen, wie den Posaunenchor.
Wichtig ist jedoch, dass Sie dann beim Aufrufen aller Mitglieder des
Posaunenchors NICHT die Kriterien für Gemeindeglieder mit vorgeben. Suchen
Sie dann nur über "aktiv" und entsprechende Aktivität.
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Sie werden betreut von
Hans
Wustrau |
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Informieren Sie sich bei uns über
Kirchenmitglieder - Verwaltung online:
MEWIS NT |
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Eigenerfassungen ändern oder
löschen Eigenerfassungen können
nachträglich geändert oder auch wieder gelöscht
werden.
Arbeitsschritte:
1.
Sie rufen die eigenerfasste Person auf,
anschließend wechseln Sie in die Detailansicht.
2.
In der Registerkarte "Kommunal" finden
Sie unten links den Button "Bearbeiten". Über diesen wechseln Sie
in den Bearbeitungsmodus.
3.
Haben Sie alle Änderungen eingegeben, so
öffnen Sie die Registerkarte "Speichern/Löschen". Hier finden
Sie dann auch eine Löschmöglichkeit. Obwohl dort der etwas schwer zu
verstehende Hinweis steht: "Löschen der kommunalen Daten und
Wohnungen", wird über den Button "Löschen" die
angelegte Eigenerfassung komplett wieder
gelöscht.
Noch ein Hinweis zur
anstehenden Wahl: In der Vorbereitung der anstehenden KV-, Gemeindekirchenrats-
bzw. Presbyteriumswahl sollten Sie Ihre Gemeindeglieder auf Vollzähligkeit
im Bestand überprüfen. Es können auch eigenerfasste
Gemeindeglieder in die Wahl- bzw. Stimmbezirke als Wahlberechtigte
übernommen werden. Informieren Sie bitte rechtzeitig Ihr Verwaltungsamt,
damit in Notfällen dort ein fehlendes Gemeindeglied erfasst werden kann.
Es können nur als Kirchenmitglied erfasste Gemeindeglieder übernommen
werden.
Die Möglichkeit des Angleichs zwischen gelieferten und
eigenerfassten Personensätzen werde ich in einem der nächsten
Newsletter erläutern.
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Impressum
COMRAMO KID
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Tel.: 0511
- 12401 - 0 · Fax: 0511 - 12401 - 199
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www.kid-gmbh.de |
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